MENU
 
FUNGSI BAHAGIAN PERHUBUNGAN AWAM DAN SEKRETARIAT UKUR BAHAN

UNIT PEROLEHAN SEBUT HARGA/TENDER MAJLIS DAN PERUNTUKAN LUAR

  • Menyediakan/menyemak kadar harga dan penyediaan kuantiti bagi perolehan Majlis/peruntukan luar.
  •  Menyediakan/Menyemak dan membuat pengesahan untuk anggaran jabatan bagi perolehan Majlis/peruntukan luar.
  •  Menyediakan dokumen bagi tujuan urusan penjualan dokumen perolehan Majlis/peruntukan luar
  •  Menyediakan/menyemak laporan penilaian perolehan Majlis/peruntukan luar.
  • Membuat PDA/ anggaran awalan untuk sesebuah projek
  • Menyediakan senarai kuantiti (BQ)
  •  Menyediakan/membentangkan laporan penilaian perolehan Majlis/peruntukan luar ke Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga/Tender Majlis/Luar.
  •  Menyediakan dokumen kontrak untuk projek-projek yang menggunakan borang PWD 203,203A, DB/T-Tender Majlis/Luar
  •  Menyediakan/Menyemak Pengesyoran Bayaran Muktamad untuk projek-projek yang menggunakan borang PWD 203,203A,DB/T
  •  Menyediakan/Menyemak/Membuat pengesyoran bagi Bayaran Interim perolehan Majlis/Luar
  • Menguruskan urusan pelantikan perunding
  • Urusetia dan ahli Jawatankuasa Pelantikan Perunding.
  • Penyediaan MOA dan pengesyoran pembayaran kepada perunding
  • Menyediakan dan membawa VO kedalam mesyuarat jawatankuasa yang berkaitan
  • Menghadiri mesyuarat kemajuan kerja, site valuation dan ujian coring.

 

UNIT URUSETIA PEMBUKA PETI SEBUT HARGA/TENDER

  • Memastikan iklan dipamerkan didalam papan iklan dan laman web rasmi MPAJ dan Tender online SUK
  • Menyelaraskan/membuat taklimat dan lawatan tapak bagi perolehan Majlis/Peruntukan luar.
  • Menguruskan segala urusan urusetia pembuka peti sebutharga /tender Majlis/Luar
  • Mengaturkan mesyuarat Jawatankuasa Tender/ Sebut harga Majlis
  • Memastikan keputusan mesyuarat dipamerkan dipapan iklan tender/ sebut harga dan dimasukkan ke dalam laman web rasmi MPAJ
  • Menyediakan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga/Tender Majlis/Luar
  •  Menguruskan hal-hal tempahan logistik,peralatan,makanan/minuman dan lain-lain yang berkaitan.
  •  Memastikan penjualan dokumen dan pembelian dokumen menggunakan sistem ICOMM sepenuhnya.
  • Urusan pembuka peti tender/ sebut harga oleh ahli jawatankuasa pembuka peti yang di lantik menggunakan sistem barcode. Borang tutup peti dipamerkan di papan iklan tender/ sebut harga
  •  Membuat taklimat 2x setahun kepada ahli jawatankuasa pembuka peti tender/ sebut harga
  • Memastikan semua ahli jawatankuasa yang dilantik mempunya surat lantikan dan tempoh masih sah serta mengisi borang integriti pact.

 

UNIT PENTADBIRAN

  • Mengurus hal-hal pentadbiran serta aktiviti jabatan
  • Menyeleraskan fail, Mengemaskini cuti kakitangan, tuntutan elaun lebih masa, perjalanan , keperluan pejabat dan stor jabatan.
  • Menyelaras sebarang aktiviti majlis dan jabatan.
  • SKT/ Balance score card / AIPBT /APC /KIK /5S/  IA/ ISO / MPK / FM
  • Iventori keluar dan masuk
  • Kekemasan bahagian dan bilik fail
  • Mesyuarat Jawatankuasa yang perlu dihadiri:

- Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan

            - Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan

            - Mesyuarat  Penuh Majlis

            - Mesyuarat Jawatankuasa Tender

            - Mesyuarat Jawatankuasa Sebut harga

            - Mesyuarat Lembaga Perolehan A dan B luar

            - Bertugas di Dewan Undangan Negeri Selangor