FUNGSI BAHAGIAN PERHUBUNGAN AWAM DAN SEKRETARIAT UKUR BAHAN
UNIT PEROLEHAN SEBUT HARGA/TENDER MAJLIS DAN PERUNTUKAN LUAR
- Menyediakan/menyemak kadar harga dan penyediaan kuantiti bagi perolehan Majlis/peruntukan luar.
- Menyediakan/Menyemak dan membuat pengesahan untuk anggaran jabatan bagi perolehan Majlis/peruntukan luar.
- Menyediakan dokumen bagi tujuan urusan penjualan dokumen perolehan Majlis/peruntukan luar
- Menyediakan/menyemak laporan penilaian perolehan Majlis/peruntukan luar.
- Membuat PDA/ anggaran awalan untuk sesebuah projek
- Menyediakan senarai kuantiti (BQ)
- Menyediakan/membentangkan laporan penilaian perolehan Majlis/peruntukan luar ke Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga/Tender Majlis/Luar.
- Menyediakan dokumen kontrak untuk projek-projek yang menggunakan borang PWD 203,203A, DB/T-Tender Majlis/Luar
- Menyediakan/Menyemak Pengesyoran Bayaran Muktamad untuk projek-projek yang menggunakan borang PWD 203,203A,DB/T
- Menyediakan/Menyemak/Membuat pengesyoran bagi Bayaran Interim perolehan Majlis/Luar
- Menguruskan urusan pelantikan perunding
- Urusetia dan ahli Jawatankuasa Pelantikan Perunding.
- Penyediaan MOA dan pengesyoran pembayaran kepada perunding
- Menyediakan dan membawa VO kedalam mesyuarat jawatankuasa yang berkaitan
- Menghadiri mesyuarat kemajuan kerja, site valuation dan ujian coring.
UNIT URUSETIA PEMBUKA PETI SEBUT HARGA/TENDER
- Memastikan iklan dipamerkan didalam papan iklan dan laman web rasmi MPAJ dan Tender online SUK
- Menyelaraskan/membuat taklimat dan lawatan tapak bagi perolehan Majlis/Peruntukan luar.
- Menguruskan segala urusan urusetia pembuka peti sebutharga /tender Majlis/Luar
- Mengaturkan mesyuarat Jawatankuasa Tender/ Sebut harga Majlis
- Memastikan keputusan mesyuarat dipamerkan dipapan iklan tender/ sebut harga dan dimasukkan ke dalam laman web rasmi MPAJ
- Menyediakan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga/Tender Majlis/Luar
- Menguruskan hal-hal tempahan logistik,peralatan,makanan/minuman dan lain-lain yang berkaitan.
- Memastikan penjualan dokumen dan pembelian dokumen menggunakan sistem ICOMM sepenuhnya.
- Urusan pembuka peti tender/ sebut harga oleh ahli jawatankuasa pembuka peti yang di lantik menggunakan sistem barcode. Borang tutup peti dipamerkan di papan iklan tender/ sebut harga
- Membuat taklimat 2x setahun kepada ahli jawatankuasa pembuka peti tender/ sebut harga
- Memastikan semua ahli jawatankuasa yang dilantik mempunya surat lantikan dan tempoh masih sah serta mengisi borang integriti pact.
UNIT PENTADBIRAN
- Mengurus hal-hal pentadbiran serta aktiviti jabatan
- Menyeleraskan fail, Mengemaskini cuti kakitangan, tuntutan elaun lebih masa, perjalanan , keperluan pejabat dan stor jabatan.
- Menyelaras sebarang aktiviti majlis dan jabatan.
- SKT/ Balance score card / AIPBT /APC /KIK /5S/ IA/ ISO / MPK / FM
- Iventori keluar dan masuk
- Kekemasan bahagian dan bilik fail
- Mesyuarat Jawatankuasa yang perlu dihadiri:
- Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan
- Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan
- Mesyuarat Penuh Majlis
- Mesyuarat Jawatankuasa Tender
- Mesyuarat Jawatankuasa Sebut harga
- Mesyuarat Lembaga Perolehan A dan B luar
- Bertugas di Dewan Undangan Negeri Selangor
